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Administración de Documentos

Directum Administración de Documentos asiste en el flujo de trabajo de documentos electrónicos de una manera integral en la creación de formularios a través del mantenimiento, almacenamiento y eliminación.

Directum proporciona a los usuarios la funcionalidad principal de administración de documentos:

Creación
de documentos

Historia
de los documentos

Búsqueda
de texto completo

Derechos de acceso

Almacenamiento

Aprobación
de documentos

Firma
con firma digital

Creación rápida de documentos

Creación rápida de documentos

  • Los documentos se crean a partir de plantillas generadas automáticamente, archivos, correo electrónico o escáner.
  • La solución de Inteligencia Artificial IA Directum (Ario) permite el procesamiento masivo de documentos: Smart Services clasifica los documentos según sus tipos, divide el flujo y extrae automáticamente los datos del texto.
  •  Los empleados pueden crear documentos utilizando las soluciones móviles Directum Solo y Directum Jazz para teléfonos inteligentes y tabletas.

Confidencialidad y seguridad

  • La confidencialidad de los documentos se garantiza mediante el control de los derechos de acceso, el encriptado del contenido del documento y el registro de todas las acciones en los documentos
  • El sistema registra el historial del documento: puede rastrear quiénes y cuándo los vieron, quiénes y cuándo los cambiaron, establecer derechos de acceso, quiénes y cuándo los firmaron, etc.
  •  Los documentos firmados con una firma electrónica no se pueden cambiar.

Confidencialidad y seguridad

Administración del ciclo de vida

Administración del ciclo de vida

  • Todos los cuerpos de los documentos se almacenan en una base de datos unificada. Los usuarios trabajan con vínculos a los documentos y pueden guardarlos en diferentes carpetas. Por lo tanto, los usuarios trabajan con un mismo documento y su contenido más reciente.
  • El control de versiones permite rastrear los cambios en un documento y ayuda a evitar la duplicación. El número de versiones es ilimitado.
  • Las etapas del ciclo de vida del documento y su lógica de cambio se determinan individualmente para cada tipo de documento (contratos, facturas, etc.).
  • La etapa del ciclo de vida de un documento cambia automáticamente durante la aprobación o se puede cambiar manualmente.
  •  Cuando se completa el trabajo operativo con un documento, se envía automáticamente para su almacenamiento en un archivo.

Almacenamiento organizado y búsqueda fácil

  • En diferentes listas, los usuarios pueden filtrar documentos por estado, autores, departamentos a los que pertenecen, periodos de emisión, etc.
  • Los documentos se pueden encontrar fácilmente por criterios de búsqueda, en una carpeta o lista específica. El sistema admite la búsqueda de atributos y de texto completo.
  •  Es suficiente escanear un código de barras único para encontrar un documento electrónico o una copia en papel.

Almacenamiento organizado y búsqueda fácil

Agregue Inteligencia Artificial a su administración de documentos

Ahorre en la rutina y obtenga un procesamiento de documentos de alta calidad. El sistema está equipado con herramientas inteligentes basadas en el aprendizaje automático y redes neuronales artificiales.

Captura y reconocimiento de documentos

Los documentos entrantes se importan automáticamente al sistema desde un scanner, correo electrónico o un servicio de intercambio. La IA extrae datos del texto, independientemente de si se trata de un contrato, una carta o una factura. El usuario solo necesita comprobar si los datos extraídos son válidos y verifica el documento.

Selección inteligente de rutas

Directum Smart Services divide el flujo de documentos: el sistema define una ruta de aprobación basada en un requisito de documento.

Comparación de versiones de documentos

El sistema permite comparar las versiones del contrato: las diferencias se resaltan y el usuario puede ver lo que se ha cambiado en un documento. Po ejemplo, el usuario puede comparar la versión inicial de un contrato con la versión escaneada que se ha devuelto de una contraparte.

Búsqueda inteligente de documentos

La funcionalidad de búsqueda admite la búsqueda difusa y federativa y ayuda a encontrar documentos en lenguaje natural incluso sin criterios exactos. Por ejemplo, el usuario puede encontrar fácilmente contratos con condiciones similares.

Las empresas valoraron Directum Administración Digital de Documentos

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