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Contract AI Forecast: Risks are Not Expected

Directum RX en Merz Pharma:
cura para la rutina

>900

contrapartes verificadas a través del sistema

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contratos y documentos financieros creados a través de Directum RX

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usuarios trabajando en el sistema

15

procesos optimizados

Merz Pharma es una empresa farmacéutica con sede en Frankfurt y sucursales en todo el mundo. La empresa se dedica a la investigación, el desarrollo y la distribución de productos en los ámbitos de la medicina estética y los trastornos del movimiento de origen neurológico. En la actualidad, los negocios globales de Merz se centran en las áreas de la estética médica y la terapia con neurotoxinas. Directum RX se ha implantado en una de las unidades de Merz Pharma.

Metas y objetivos

Merz Pharma colabora con un gran número de socio. Los responsables de la empresa decidieron cambiar el sistema actual, que resultaba ineficiente en términos de gestión de documentos, por Directum RX. Los factores claves a la hora de elegir fueron la flexibilidad de las herramientas de personalización y la trazabilidad del ciclo de vida de los objetos.

El equipo del proyecto tenía tres metas:

  1. Digitalizar la gestión de contratos y documentos financieros, la gestión de licitaciones y la comprobación de la diligencia debida de las contrapartes.
  2. Construir procesos transparentes para la auditoría interna y externa.
  3. Garantizar la integridad y la relevancia de los documentos originales y controlar su edición.

Solución

Trabajo contractual

El sistema comprueba automáticamente que los contratos y los documentos financieros cumplan con la política de contratos de la empresa:

  • controla el cumplimiento de los límites de la licitación;
  • hace coincidir los resultados de la licitación y los documentos creados anteriormente en la línea de tiempo;
  • correlaciona la partida de gastos con el contratista elegido y el tipo de documento con una contraparte;
  • comprueba el estado de un contrato para el que se crea un acuerdo adicional.

Si un documento no cumple con los requisitos, el sistema envía notificaciones. Todos los importes, términos e información de compra se controlan automáticamente.

Un informe sobre el periodo medio de aprobación es útil para un trabajo contractual eficaz. El jefe puede ver qué etapas llevan más tiempo y actuar en consecuencia.

Guías de referencia "Límites de licitación", "Montos de contratación"

Gestión de operaciones financieras

Se optimiza la creación y la aprobación de los documentos de pago. Eso ayuda a notificar rápidamente a los contables las discrepancias:

  • cuando el monto del contrato supera un límite establecido;
  • cuando la moneda de pago difiere de la establecida en un documento.

Todas las operaciones rutinarias están optimizadas: Directum RX registra el pago y su fecha, y el Departamento de Contabilidad puede cargar rápidamente la nómina para su cálculo.

Interacción transparente con los socios

Mediante la digitalización, la comprobación de la diligencia debida de los asociados se hizo más fácil:

  • cuando un perfil de empresa se presenta para su aprobación, el sistema comprueba que están adjuntan los documentos necesarios (por ejemplo, los estatutos o los registros contables) de acuerdo con las políticas de la empresa;
  • se crea automáticamente una breve nota sobre el verificación de la contraparte firmada digitalmente por todos los aprobadores;
  • toda la información sobre una contraparte se muestra en una tarjeta: es fácil acceder a las condiciones del contrato, a los resultados del control actual o a los planes para el futuro;
  • los importes de los contratos se calculan automáticamente y se dividen en licitados y no licitados; los derechos de acceso pueden definirse dentro del sistema.

NOTA SOBRE EL CONTROL DE UNA CONTRAPARTE

Resultados

  • La gestión de contratos está digitalizada;
  • La política de licitaciones ahora está organizadа desde la recogida de solicitudes hasta el resultado;
  • Se ha reducido el tiempo de tramitación de los documentos financieros;
  • La recepción y cancelación de muestras es ahora más eficaz: la creación automática de cuentas facilita todo el proceso para el cliente final;
  • Se ha optimizado la concesión de bonificaciones a las contrapartes;
  • Se ha creado una herramienta para la aprobación de nuevas contrapartes y para la comprobación de las actuales;
  • Se han creado 8 nuevas soluciones de proyecto para cada unidad de procesos empresariales y se desarrollan 5 nuevos módulos para un proceso de trabajo cómodo.

«El sistema ha cumplido completamente nuestras expectativas. Tenemos previsto extender Directum RX a otros procesos para aumentar la productividad»

Alexander Zimin

Director de proyectos en Merz Pharma:

>900

contrapartes verificadas a través del sistema

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