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Dokumentenmanagement

Directum Document Management unterstutzt den gesamten elektronischen Dokumenten-Workflow von der Erstellung uber die Pflege bis zur Speicherung und Loschung.

Directum bietet Anwendern die wichtigsten Funktionen fur das Dokumentenmanagement:

Erstellung
von Dokumenten

Historie
der Dokumente

Volltextsuche

Zugriffsrechte

Speicherung

Freigabe
von Dokumenten

Signieren
mit digitaler Unterschrift

Schnelle Erstellung von Dokumenten

Schnelle Erstellung von Dokumenten

  • Dokumente werden aus automatisch generierten Vorlagen, Dateien, E-Mails oder Scannern erstellt.
  • Die KI-Lösung Directum Ario ermöglicht die Massenverarbeitung von Dokumenten: Smart Services klassifizieren die Dokumente nach ihrem Typ, teilen den Fluss auf und extrahieren automatisch Daten aus dem Text.
  • Mitarbeiter können Dokumente mit den mobilen Lösungen Directum Solo und Directum Jazz für Smartphones und Tablets erstellen.

Vertraulichkeit und Sicherheit

  • Die Vertraulichkeit der Dokumente wird durch die Kontrolle der Zugriffsrechte, die Verschlüsselung des Dokumenteninhalts und die Protokollierung aller Aktionen mit den Dokumenten gewährleistet
  • Das System zeichnet die Historie des Dokuments auf: Sie können nachvollziehen, wer das Dokument wann angesehen, geändert, Zugriffsrechte festgelegt, es unterzeichnet hat, usw.
  • Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur versehen sind, können nicht geändert werden.

Vertraulichkeit und Sicherheit

Verwaltung des Lebenszyklus

Verwaltung des Lebenszyklus

  • Alle Dokumententeile werden in einer einheitlichen Datenbank gespeichert. Die Benutzer arbeiten mit Links zu den Dokumenten und können diese in verschiedenen Ordnern speichern. So arbeiten die Benutzer mit ein und demselben Dokument und dessen aktuellem Inhalt.
  • Die Versionierung ermöglicht es, Änderungen an einem Dokument nachzuvollziehen und hilft, Duplikate zu vermeiden. Die Anzahl der Versionen ist unbegrenzt.
  • Die Phasen des Dokumentenlebenszyklus und ihre Umstellungslogik werden für jeden Dokumententyp (Verträge, Rechnungen, etc.) individuell festgelegt.
  • Das Stadium eines Dokumentenlebenszyklus ändert sich automatisch während der Genehmigung oder kann manuell geändert werden.
  • Wenn die operative Arbeit mit einem Dokument abgeschlossen ist, wird es automatisch zur Ablage in ein Archiv gesendet.

Organisierte Speicherung und einfache Suche

  • In verschiedenen Listen können die Benutzer die Dokumente nach Status, Verfasser, Abteilungen, die sie betreffen, Ausstellungszeiträumen usw. filtern.
  • Die Dokumente können anhand von Suchkriterien in einem bestimmten Ordner oder einer Liste leicht gefunden werden. Das System unterstützt sowohl die Attribut- als auch die Volltextsuche.
  • Es genügt, einen eindeutigen Barcode zu scannen, um ein elektronisches Dokument oder eine Papierkopie zu finden,

Organisierte Speicherung und einfache Suche

Lösungen für künstliche Intelligenz (KI)

Ersparen Sie die Routine und erhalten Sie eine qualitativ hochwertige Dokumentenverarbeitung. Das System ist mit intelligenten Werkzeugen ausgestattet, die auf maschinellem Lernen und künstlichen neuronalen Netzwerken basieren.

Erfassung und Erkennung von Dokumenten

Eingehende Dokumente werden automatisch von einem Scanner, einer E-Mail oder einem Austauschdienst in das System importiert. KI extrahiert Daten aus Texten, egal ob es sich um einen Vertrag, einen Brief oder eine Rechnung handelt. Der Benutzer muss nur überprüfen, ob die extrahierten Daten gültig sind und überprüft das Dokument.

Intelligente Routenauswahl

Directum Smart Services teilt den Dokumentenfluss auf: Das System definiert eine Genehmigungsroute basierend auf einem Dokumentenbedarf.

Vergleich der Dokumentversionen

Das System ermöglicht den Vergleich von Vertragsversionen: Unterschiede werden hervorgehoben und der Benutzer kann sehen, was in einem Dokument geändert wurde. Beispielsweise kann der Benutzer die ursprüngliche Version eines Vertrags mit der gescannten Version vergleichen, die von einer Gegenpartei zurückgegeben wurde.

Intelligente Suche nach Dokumenten

Die Suchfunktion unterstützt die unscharfe und föderale Suche und hilft, Dokumente auch ohne genaue Kriterien in natürlicher Sprache zu finden. Zum Beispiel kann der Benutzer leicht Verträge mit ähnlichen Bedingungen finden.

Unternehmen schatzen Directum Digital Document Management

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