Directum Document Management unterstutzt den gesamten elektronischen Dokumenten-Workflow von der Erstellung uber die Pflege bis zur Speicherung und Loschung.
Directum bietet Anwendern die wichtigsten Funktionen fur das Dokumentenmanagement:
Erstellung von Dokumenten
Historie der Dokumente
Volltextsuche
Zugriffsrechte
Speicherung
Freigabe von Dokumenten
Signieren mit digitaler Unterschrift
Schnelle Erstellung von Dokumenten
Schnelle Erstellung von Dokumenten
Dokumente werden aus automatisch generierten Vorlagen, Dateien, E-Mails oder Scannern erstellt.
Die KI-Lösung Directum Ario ermöglicht die Massenverarbeitung von Dokumenten: Smart Services klassifizieren die Dokumente nach ihrem Typ, teilen den Fluss auf und extrahieren automatisch Daten aus dem Text.
Mitarbeiter können Dokumente mit den mobilen Lösungen Directum Solo und Directum Jazz für Smartphones und Tablets erstellen.
Vertraulichkeit und Sicherheit
Die Vertraulichkeit der Dokumente wird durch die Kontrolle der Zugriffsrechte, die Verschlüsselung des Dokumenteninhalts und die Protokollierung aller Aktionen mit den Dokumenten gewährleistet
Das System zeichnet die Historie des Dokuments auf: Sie können nachvollziehen, wer das Dokument wann angesehen, geändert, Zugriffsrechte festgelegt, es unterzeichnet hat, usw.
Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur versehen sind, können nicht geändert werden.
Vertraulichkeit und Sicherheit
Verwaltung des Lebenszyklus
Verwaltung des Lebenszyklus
Alle Dokumententeile werden in einer einheitlichen Datenbank gespeichert. Die Benutzer arbeiten mit Links zu den Dokumenten und können diese in verschiedenen Ordnern speichern. So arbeiten die Benutzer mit ein und demselben Dokument und dessen aktuellem Inhalt.
Die Versionierung ermöglicht es, Änderungen an einem Dokument nachzuvollziehen und hilft, Duplikate zu vermeiden. Die Anzahl der Versionen ist unbegrenzt.
Die Phasen des Dokumentenlebenszyklus und ihre Umstellungslogik werden für jeden Dokumententyp (Verträge, Rechnungen, etc.) individuell festgelegt.
Das Stadium eines Dokumentenlebenszyklus ändert sich automatisch während der Genehmigung oder kann manuell geändert werden.
Wenn die operative Arbeit mit einem Dokument abgeschlossen ist, wird es automatisch zur Ablage in ein Archiv gesendet.
Organisierte Speicherung und einfache Suche
In verschiedenen Listen können die Benutzer die Dokumente nach Status, Verfasser, Abteilungen, die sie betreffen, Ausstellungszeiträumen usw. filtern.
Die Dokumente können anhand von Suchkriterien in einem bestimmten Ordner oder einer Liste leicht gefunden werden. Das System unterstützt sowohl die Attribut- als auch die Volltextsuche.
Es genügt, einen eindeutigen Barcode zu scannen, um ein elektronisches Dokument oder eine Papierkopie zu finden,
Organisierte Speicherung und einfache Suche
Lösungen für künstliche Intelligenz (KI)
Ersparen Sie die Routine und erhalten Sie eine qualitativ hochwertige Dokumentenverarbeitung. Das System ist mit intelligenten Werkzeugen ausgestattet, die auf maschinellem Lernen und künstlichen neuronalen Netzwerken basieren.
Erfassung und Erkennung von Dokumenten
Eingehende Dokumente werden automatisch von einem Scanner, einer E-Mail oder einem Austauschdienst in das System importiert. KI extrahiert Daten aus Texten, egal ob es sich um einen Vertrag, einen Brief oder eine Rechnung handelt. Der Benutzer muss nur überprüfen, ob die extrahierten Daten gültig sind und überprüft das Dokument.
Intelligente Routenauswahl
Directum Smart Services teilt den Dokumentenfluss auf: Das System definiert eine Genehmigungsroute basierend auf einem Dokumentenbedarf.
Vergleich der Dokumentversionen
Das System ermöglicht den Vergleich von Vertragsversionen: Unterschiede werden hervorgehoben und der Benutzer kann sehen, was in einem Dokument geändert wurde. Beispielsweise kann der Benutzer die ursprüngliche Version eines Vertrags mit der gescannten Version vergleichen, die von einer Gegenpartei zurückgegeben wurde.
Intelligente Suche nach Dokumenten
Die Suchfunktion unterstützt die unscharfe und föderale Suche und hilft, Dokumente auch ohne genaue Kriterien in natürlicher Sprache zu finden. Zum Beispiel kann der Benutzer leicht Verträge mit ähnlichen Bedingungen finden.
Unternehmen schatzen Directum Digital Document Management
Rechtsgültiger Dokumentenaustausch mit Gegenparteien
Über 180 Benutzer
Digitales Vertragsmanagement und Meeting Management
Einheitliches Archiv digitaler Dokumente
Management von Gegenparteien
Über 100 Benutzer
Digitales Vertrags- und Rechnungsmanagement
Urlaubsmanagement
Management von Reise- und Reisekosten
48 Unternehmensbereiche arbeiten im System
Digitales Vertrags- und Rechnungsmanagement
Management von Dienstreisen und Spesenabrechnungen
Ferngenehmigung von Dokumenten über mobile Geräte
Digitales Vertrags- und Rechnungsmanagement
Rechtsgültiger Dokumentenaustausch mit Gegenparteien
Dokumente Unterzeichnung innerhalb von 2-3 Tagen
Über 350 Benutzer
5 strategische Prozesse werden automatisiert
Remote-Arbeit mit Dokumenten
Mehr als 20,000 Nutzer
Mehr als 500,000 Operationen pro Tag
Mehr als 100 Systemleistungsindizes
Mehr als 10 Integrationslösungen
Über 40 Partner
Über 15,000 Benutzer
Umfangreiche Projekte
Integration mit SAP
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